خطوات كتابة التقرير وهذا ما يجب أن يتعلمه ويتقنه الطالب في المدرسة والموظف في أي مؤسسة. تتطلب بعض المهام الأكاديمية إعداد التقارير، وكذلك في مجال الأعمال صعوبة في معرفة ما يجب كتابته، وينشأ ارتباك حول أسلوب الكتابة وما يجب تضمينه واللغة المستخدمة وطول الوثيقة وعوامل أخرى. في هذا المقال بقلم موقع مرجعي نحن نقدم لك معلومات مهمة حول إعداد التقرير.
جدول المحتويات
ما هو التقرير؟
في الأوساط الأكاديمية، هناك بعض التداخل بين التقارير والمقالات، وأحيانًا يتم استخدام الكلمتين بالتبادل لنفس المعنى، ولكن من المرجح أن تكون هناك حاجة إلى التقارير في الأعمال التجارية والمواضيع العلمية والتقنية وفي مكان العمل. وبينما يعرض المقال الحجج والاستدلالات، يركز التقرير على الحقائق. التقرير عبارة عن وثيقة قصيرة وحادة وموجزة مكتوبة لغرض محدد وجمهور محدد، والذي يحدد بشكل عام ويحلل موقفًا أو مشكلة معينة، وغالبًا ما يقدم توصيات للعمل المستقبلي. (1)
التقرير هو وثيقة واقعية يجب أن تكون واضحة ومنظمة بشكل جيد. ومن الجدير بالذكر أن متطلبات الشكل والمحتوى الدقيق للتقرير تختلف بين المنظمات والأقسام وعند الدراسة بين الدورات، بما في ذلك من مدرس إلى مدرس. بين المواضيع، لذلك من المفيد معرفة ما إذا كانت هناك تعليمات محددة قبل البدء في كتابة تقريرك. (1)
أنظر أيضا: نموذج تقرير جاهز لليوم الوطني 1446
خطوات كتابة التقرير
عند إعداد التقرير يجب اتباع الخطوات المناسبة المعتمدة لإعداد التقارير. على الرغم من أن خطوات كتابة التقرير قد تختلف حسب نوع التقرير، وقد تختلف أيضًا حسب المعلم أو مدير المدرسة والمحتوى الذي يجب أن يحتوي عليه التقرير. ، هناك سلسلة من الخطوات الأساسية التي يمكنك اتباعها لكتابة تقرير. ونذكرها لك على النحو التالي: (2)
تحديد المشكلة وتحديدها
يجب على المرء أن يدرك ما هي المشكلة التي ستكون موضوع التقرير. ويجب عليه بعد ذلك تحديد المشكلة من خلال الإجابة على الأسئلة الخمسة التالية:
- ما الذي يحقق فيه التقرير؟
- لماذا نحتاج لمثل هذه الدراسة؟
- متى نحتاج لمثل هذا التحقيق؟
- أين يجب أن نقوم بالبحث؟
- من يتم التحقيق معه؟
تحديد غرض ونطاق التحقيق
أنت بحاجة إلى معرفة الغرض من كل تحقيق، ومناقشة أسبابه، ومن ثم، لتسهيل التحقيق، تحديد نطاقه الدقيق. على سبيل المثال، لنفترض أن هناك مشكلة في العمليات التجارية تتطلب التحقيق؛ الغرض من هذا التقرير البحثي هو معرفة العوامل التي تؤدي إلى الصراع بين العمال والإدارة، والتي سيكون نطاقها عمال المصنع والسلطة المختصة في المصنع.
تطوير الفرضية
ولحل المشكلات يجب على الباحث وضع الفرضيات، والفرضية هي بيان مؤقت أو تفسير لأي مشكلة. على سبيل المثال، إذا كانت هناك حاجة إلى دراسة لمعرفة مشكلة إدارة الأعمال، فقد تكون الفرضية كما يلي:
- هناك فجوة تواصل كبيرة بين الإدارة والموظفين
- تتجاهل الإدارة دائمًا الرضا الوظيفي للموظفين.
تحديد المصطلحات بوضوح
قد يكون هناك العديد من المصطلحات المربكة المرتبطة بالدراسة والتي تتطلب تعريفًا واضحًا. لذلك عليك أن تعطي تعريفًا مختلفًا للمصطلحات المربكة ويجب أن يكون جيدًا. على سبيل المثال، يختلف الرضا الوظيفي من شخص لآخر، لذلك يجب تحديد نوع الرضا الذي تتجاهله الإدارة بشكل صحيح.
مصطلح “العمل” هو أيضًا مصطلح محير لأنه يمكن أن يشير إلى العمل في المصنع أو العمل العام. ولذلك، يجب تحديد مشكلة العمل بشكل صحيح. كما أن مصطلح “الزمن” محير؛ لأنه يمكن أن يكون على المدى القصير أو الطويل، لذلك تحتاج إلى الإشارة إلى المدة التي يجب أن يتم فيها تحديد المشكلة بين الموظفين والإدارة بشكل جيد.
تحديد الجمهور
التقارير مخصصة للقراء ويجب عليك تحديد من هم قراء التقرير. على سبيل المثال، عندما يُطلب منك تقرير لتحليل التكاليف والحجم والأرباح للإدارة العليا، فإن التقرير ليس مخصصًا لعمال المصنع. أو الغرباء. وبدلاً من ذلك، يتم إعداد التقرير السري السنوي (ACR) للإدارة العليا وليس للموظفين. لذلك، عند إعداد أي تقرير، يجب أن تأخذ في الاعتبار معرفة واهتمام القراء لأن التقرير يجب أن يكون موجهاً للقارئ.
جمع البيانات
لحل المشكلة نحتاج إلى أساس معقول ولهذا السبب نحتاج إلى جمع البيانات. هناك نوعان من البيانات:
- البيانات الأولية: البيانات المجمعة من البحث أو الملاحظة أو التجربة أو المسح.
- البيانات الثانوية: البيانات التي تم جمعها من المكتبة.
تنظيم البيانات وتحليلها وتفسيرها
يجب أن يتم ترتيب البيانات المجمعة بشكل منهجي، أي أنه يجب ترتيب البيانات على أساس منطقي مثل الوقت والكمية والموقع. يتضمن التحليل عادةً فحص البيانات المجمعة بحثًا عن الأخطاء المحتملة وإجراء التعديلات المناسبة لضمان دقتها واكتمالها. بعد تنظيم البيانات وتحليلها، حان الوقت لتفسير البيانات من حيث المعنى المنطقي حيث أن تقييم البيانات مهم لاستخلاص استنتاجات منطقية.
تقديم لمحة مفصلة
بمجرد أن يتشكل النمط النهائي للتقرير في ذهن الكاتب، يجب عليه إعداد الخطوط العريضة لكتابة التقرير. في هذا الرسم البياني، يتم ذكر المشكلة، وتسجيل الحقائق، وتحليلها لفترة وجيزة واستخلاص النتائج المنطقية. اعلم أن الرسومات التخطيطية ليست ضرورية، ولكنها تساعد في كتابة تقرير واضح.
كتابة التقرير النهائي
المرحلة النهائية هي كتابة التقرير، ويجب على الكاتب التأكد من أن لغة التقرير بسيطة وخالية من الأخطاء النحوية، لأن نجاح أو فشل كافة الجهود للتقرير المبحوث يعتمد بشكل مباشر على حسن عرضه وإعداد التقرير. . التقرير.
أنظر أيضا: نموذج كتابة تقرير عن نشاط أو نزهة مدرسية
نموذج كتابة تقرير قابل للطباعة
نقدم لكم أدناه نموذج كتابة التقرير باللغة العربية ونموذج آخر باللغة الإنجليزية يمكنك استخدامه، مع العلم أن التقارير تختلف باختلاف النوع والجهة المقدمة إليها:
أنظر أيضا: تقرير عن سير العمل في المدرسة
أنواع التقارير
بعد مناقشة خطوات كتابة التقرير الناجح لا بد من الإشارة إلى أنواع التقارير. على الرغم من أن السلطات لم تضع تصنيفًا شاملاً للتقارير، إلا أن هناك فئات شائعة الاستخدام من التقارير توفر تسميات لدراسة التقارير. يتم تصنيف التقارير في بعض الأحيان إلى… أساس التنسيق. يمكن تضمين كافة التقارير تقريبًا في معظم الفئات، كما يمكن تضمين تقرير واحد في فئات متعددة. ندرج أدناه عددًا من تصنيفات التقارير المستخدمة: (3)
التقارير الرسمية أو غير الرسمية
يتم تنظيم التقارير الرسمية بعناية؛ فهو يؤكد على الموضوعية والتنظيم، ويحتوي على الكثير من التفاصيل، ومكتوب بأسلوب يميل إلى إزالة عناصر مثل الضمائر الشخصية. عادة ما تكون التقارير غير الرسمية عبارة عن رسائل قصيرة تستخدم لغة طبيعية وغير رسمية، ويمكن وصف المذكرة الداخلية عمومًا بأنها تقرير غير رسمي.
تقارير قصيرة أو طويلة
ومن الواضح أن المذكرة المكونة من صفحة واحدة تكون قصيرة، في حين أن التقرير الطويل يبلغ طوله، على سبيل المثال، عشرين صفحة. ولكن أين هو الخط الفاصل؟ ضع في اعتبارك أنه عندما يصبح التقرير أطول، فإنه يأخذ المزيد من خصائص التقارير الرسمية.
تقارير إعلامية أو تحليلية
التقارير الإعلامية مثل؛ تنقل التقارير السنوية والتقارير المالية الشهرية وتقارير تغيب الموظفين معلومات موضوعية من جزء من المنظمة إلى آخر. تُستخدم التقارير التحليلية المستخدمة في البحث العلمي وتقارير الجدوى والتقييمات العقارية في محاولات حل المشكلات.
تقرير الاقتراح
هناك اختلاف في تقارير حل المشكلات، فالمقترح هو وثيقة تم إعدادها لوصف كيف يمكن لمنظمة ما أن تلبي احتياجات منظمة أخرى. تعلن معظم الوكالات الحكومية عن احتياجاتها من خلال إصدار “طلبات العروض” أو طلبات تقديم العروض لتحديد الحاجة ويقوم الموردون المحتملون بإعداد تقارير العروض التي تشرح كيف يمكنهم تلبية تلك الحاجة.
التقارير الرأسية أو الجانبية
ويشير هذا التصنيف إلى الاتجاه الذي يتحرك فيه التقرير. تعتبر التقارير التي تشير إلى أعلى أو أسفل التسلسل الهرمي تقارير رأسية. يساهم في الرقابة الإدارية. ومن ناحية أخرى تساعد التقارير الجانبية على التنسيق في المنظمة، بحيث يعتبر التقرير الذي ينتقل بين الوحدات من نفس المستوى التنظيمي (الإدارات الإنتاجية والمالية) أفقيا.
التقارير الداخلية أو الخارجية
التقارير الداخلية هي التقارير التي تتعلق بما يحدث داخل المنظمة. أما التقارير الخارجية فهي معدة للتوزيع خارج المنظمة وهي تشبه التقارير السنوية للشركة.
التقارير الدورية
يتم إصدار التقارير الدورية في مواعيد محددة بانتظام، وعادة ما تكون موجهة نحو الأعلى ولإشراف الإدارة، وتساهم النماذج المطبوعة مسبقًا والبيانات التي يتم إنشاؤها بواسطة الكمبيوتر في توحيد التقارير الدورية.
التقارير الوظيفية
ويشمل هذا التصنيف التقارير المحاسبية، والتقارير التسويقية، والتقارير المالية، ومجموعة متنوعة من التقارير الأخرى التي تأخذ أسمائها من الاستخدام النهائي للتقرير.
أنظر أيضا: تقرير عن الحق في الحياة
عناصر التقرير البحثي
يتضمن التقرير الناجح عادة مجموعة من القضايا الأساسية، تتلخص في النقاط التالية: (1)
- وصف لسلسلة من الأحداث أو المواقف.
- بعض الشرح لمعنى هذه الأحداث أو المواقف، سواء كان هذا مجرد تحليل خاص بك أو ما إذا كنت تعتمد على آراء الآخرين.
- قم بتقييم حقائق أو نتائج بحثك.
- ناقش النتائج المحتملة لمسارات العمل المستقبلية.
- توصيات بشأن مسار العمل.
- الاستنتاجات.
وأخيرا، قمنا بتلخيصها بالنسبة لك خطوات كتابة التقرير ناجح من البداية وحتى الوصول إلى المرحلة النهائية بما في ذلك كتابة التقرير بصورته النهائية متضمنا البيانات والمناقشات والاستنتاجات النهائية.
